Inteligencia de negocios, la clave para empresas exitosas

La información es poder, especialmente para las empresas. Por eso, en esta era de  avalanchas de datos, es importante tener gente capacitada para conseguir, interpretar y almacenar la información, de forma que se puedan tomar decisiones eficaces de manera rápida. Eso es inteligencia de negocios, la nueva área que ya se incorpora a los estudios de los futuros administradores, emprendedores y economistas.

“Inteligencia de negocios es, básicamente, un conjunto de nuevas herramientas tecnológicas, las cuales nos permiten generar procesos y análisis pertinentes, a través de la recopilación de datos y la transformación de los mismos. Esto ayuda a la toma de decisiones, para buscar la eficiencia operativa dentro de la empresa y, por tanto, su competitividad”, explicó Gloria Díaz Soto, directora de la carrera de Administración de Empresas de la Universidad Tecnológica Boliviana (UTB).

Desde encontrar la información que compete al mercado específico de la empresa, hasta determinar cómo utilizar esos recursos para llegar a nuevas audiencias o clientes, la inteligencia de negocios se ha convertido en un campo vital para las empresas. Es, además, una muestra más de  la influencia de lo digital en la vida cotidiana.

Al tener un equipo competente, los negocios pueden hacer predicciones, detectar fallos en el programa anual e, incluso, identificar un producto que pueda reportar más beneficios.

Sin embargo, no es un concepto nuevo, puesto que se ha venido desarrollando durante décadas, aunque  recientemente comenzó a tener gran importancia para los emprendimientos.
   
Historia, ventajas y riesgos
Díaz explicó que, como concepto, la inteligencia de negocios nació en la década de los años 60, dentro de la empresa Gartner, una firma especializada en negocios y tecnología. Desarrollaron esta área como un servicio para sus clientes.

En los años 90, International Business Machines (IBM), le dio un empuje mayor, gracias al cada vez más acelerado progreso de la tecnología de computadoras. Además, a finales de esa década, el concepto cobró mayor importancia, gracias a la globalización y la creciente automatización.

Pero fue la pandemia de Covid-19, en 2020,  la que -al menos en Bolivia- terminó de establecer la importancia de la inteligencia de negocios.  

“Ese año, las reuniones dejaron de realizarse en las salas de las empresas; tampoco teníamos acceso a nuestros archivos físicos y todo se digitalizó, lo que demostró, incluso al empresario más conservador, la importancia de conseguir datos, analizarlos al mismo tiempo y guardarlos para mantenerse vigentes”, desarrolló Díaz.

La situación hizo que se cambiaran los requisitos de los trabajadores en administración de empresas, ingeniería empresarial, economía o auditoría. “Ya no basta solo con dominar Excel, se tiene que conocer los programas y plataformas de data mining (minería de datos, el conjunto de técnicas y tecnologías que permiten explorar grandes bases de datos). También deben ser capaces de interpretar el material”, agregó.

Las ventajas no tardaron en presentarse. Una de las primeras es la posibilidad de acceder rápidamente a información esencial, incluso cuando está siendo generada. Esto, a su vez, permite que los responsables de las empresas puedan tomar decisiones adecuadas a tiempo, respondiendo a los resultados obtenidos y teniendo en cuenta las posibles predicciones.

“El cambio es sustancial. Evidentemente, nos permite generar datos procesados de manera rápida, que, además,  son compartidos entre todas las áreas de la oficina de manera más fácil, por lo que no está fragmentada y disponible en partes para distintas personas. De esta manera, los de marketing saben la situación financiera de la empresa; los contadores, los requerimientos de almacenes y otros”, explicó Díaz .

En ese sentido, la inteligencia de negocios es transversal a todas las áreas de una empresa. Pero, principalmente, se centra en cuatro áreas centrales.

La primera es Recursos Humanos, concretamente en la gestión del personal que trabaja en la empresa, sus necesidades y cómo mejorar la moral;  en marketing se analiza la preferencia del público en el área específica del mercado del emprendimiento, como conseguir nuevos clientes y mejorar la relación con los consumidores cautivos.

En el área financiera, la inteligencia de negocios permite detectar los sectores más vulnerables, los gastos innecesarios que afectan a la empresa, así como la inversión que debe realizarse de manera urgente. Finalmente está el manejo logístico, el cual se encarga de temas como el transporte, almacenes, atención al cliente y otros. Todas las áreas pueden tener acceso a información que les ayudará a cumplir tareas y evitar conflictos.

Y esto se aplica tanto para las empresas grandes, medianas o pequeñas. “Si uno quiere ser relevante en estas épocas, debe estar listo para actualizarse y estar siempre informado”.

Entre los cambios que se pueden conseguir mediante la inteligencia de negocios está el llegar a nuevos clientes. “El análisis puede identificar que, por ejemplo, un producto que no se le daba mucha importancia, comienza a atraer más gente”.

Los análisis pueden modificar las políticas administrativas, el trato al cliente, los procedimientos operativos, inversiones y productos. Lo que no cambia, a menos que se haga al momento de iniciar el emprendimiento, son la visión y misión de la empresa.

Asimismo, la misma inteligencia de negocios puede ser un emprendimiento en sí misma. De hecho, la empresa que generó el concepto, la estadounidense Gartner, ofrece servicios de análisis de datos digitales.    

Para la obtención de los datos, hay muchas opciones. Existen plataformas y programas como Mahout Apache, MonkeyLearn, Oracle, Google Analytics,  RapidMiner, Orange, SAS Enterprise Miner o Amazon Redshift, entre otros, que están disponibles en el mercado digital.

Sin embargo, en las herramientas también está el peligro. Díaz recuerda que siempre existe el riesgo de robo de datos debido al hackeo.

“Es importante que parte del presupuesto de la empresa se destine a plataformas y programas de pago, aquellos que tienen un mejor sistema de seguridad digital”, indicó la docente.

El otro problema es la capacidad de los operativos para diferenciar entre información rentable y fidedigna o material falso, que tanto abunda en el mundo digital. Las personas que trabajan en inteligencia de negocios no deben operar las herramientas de forma automática; tienen que hacer un análisis y un cernido meticuloso del material que será utilizado por la empresa.

Es que, si bien la inteligencia artificial puede ayudar a la minería de datos, también puede ser muy perjudicial. Incluso programas de uso doméstico, como el ChatGPT, pueden crear información falsa o hacer que datos desactualizados parezcan contemporáneos.

Si se falla en identificar lo verdadero de lo falso, los resultados pueden ser desastrosos para la  compañía. O, al menos, perjudicar los objetivos anuales planificados anteriormente.

Es por eso que la formación en las áreas empresariales comenzó a ser modificada poco a poco, dependiendo de la carrera y de la universidad.

Formando analistas
En la carrera de Administración de Empresas de la UTB no hay una materia específica acerca de inteligencia de negocios. Se enseña de forma transversal .

Díaz explicó que se estudia mucho en las materias de últimos semestres. Entre ellas están Decisiones Gerenciales, Gerencia Empresarial y Gestión de Pymes. En la carrera de Finanzas, Corporativas y Negocios Digitales ya se tiene una materia específica al respecto.

Además, se alistan cursos de especialización, talleres puntuales y seminarios sobre el tema, ideales para los empresarios que quieran mantenerse actualizados.

HERRAMIENTAS

RapidMiner. Es una de las herramientas de minería de datos más usada. Se destaca por permitir el acceso gratuito y por su fácil manejo, ya  que no requiere un conocimiento elaborado en programación, sin olvidar la gran selección de operadores que ofrece, especialmente para emprendimientos iniciales.

Amazon Redshift. Es un almacén de datos en la nube, gestionado por Amazon Web Services (AWS), que permite analizar grandes cantidades de datos de forma rápida y rentable utilizando SQL y herramientas de inteligencia de negocios tradicionales.

Orange. Viene equipada con una amplia gama de instrumentos y widgets de visualización, que permiten el examen y análisis de varios conjuntos de datos.

Cuatro áreas en las que se aplica la inteligencia

1 PERSONAL. Los análisis sirven para la gestión de los trabajadores, identificar los eslabones más débiles y ver cómo motivar al personal. 

2 FINANZAS. El análisis de datos permite detectar puntos débiles de la economía de la empresa, las inversiones que deben hacerse y otras.

3 MARKETING. Es ideal para identificar nuevos públicos objetivo, determinar a qué cliente conviene qué producto y otros. 

4 OPERATIVA. Un ejemplo es cómo el análisis permite, en Bolivia, lidiar con problemas como paros, bloqueos y otros que afectan operaciones.